REDCap Allgemeines

Das Datenintegrationszentrum hostet die REDCap-Anwendung sowohl auf einer Test- als auch auf zwei Produktivinstanzen (für internen und externen Zugriff). Die Testinstanz wird zur Verfügung gestellt, um die Software auszuprobieren, Dateneingabeformulare zu entwickeln und neue Benutzer zu schulen. Jeder Benutzer kann Datenbanken auf den verschiedenen Instanzen erstellen.

Alle wissenschaftlichen Mitarbeiter:innen der UMH haben eine grundsätzliche Berechtigung für den Zugang zum UMH-REDCap. Nutzer, die Projekte erstellen oder bearbeiten, müssen einen Antrag auf Zugang zu der jeweils benötigen RedCap-Instanz stellen.  Personen (Mitarbeiter und Probanden), die lediglich Daten eingeben, benötigen keinen RedCap-Zugang.

Lizenzen für externe Nutzer außerhalb der UMH (d.h. ohne @uk-halle.de-Emailadresse) sind in begründeten Einzelfällen (Kooperationsprojekte) auch möglich, sofern es nicht möglich ist, dass das Projekt durch UMH-Mitarbeiter angelegt wird.

Alle REDCap-Benutzer müssen über ein eigenes Konto verfügen. Konten dürfen nicht gemeinsam genutzt werden. Weitere Informationen finden Sie in den REDCap-Nutzungsbedingungen. 

Antrag für neue Projekte (Projektleiter):

Für die Beantragung eines Zugang zur REDCap-Testinstanz werden folgende Daten benötigt:

  • Verantwortlicher Wissenschaftler / Projektleiter
  • Einrichtung
  • Liste der beteiligten Wissenschaftler
  • Projekttitel
  • Datum des Starts des Projektes

Für die Beantragung eines Zugang für die REDCap-Produktivinstanz (Intern und Extern) werden folgende Daten benötigt:

  • Vollständige Prüfung der technische Funktionalität des Projekts
  • Votum des Datenschutzbeauftragten oder der Ethikkommission (Wenn Sie mit der Ethikkommission nicht vertraut sind, besuchen Sie bitte diese Website: Klinische Ethik)
  • Erklärung, ob die Umfrage extern oder intern erreichbar sein soll

Hinweis: Bitte fügen Sie alle weiteren Personen, die in Ihrem Projekt arbeiten möchten, zu Ihrem "REDCap-Antrag" hinzu. Falls zu einen späteren Zeitpunkt weitere Personen eingefügt werden sollen, muss zusätzlich der "Antrag-Zugangsberechtigung" ausgefüllt werden. Dafür wird die Projekt-ID benötigt. Diese finden Sie in REDCap in Ihrem Projekt.

Möchten Sie ein neues Projekt beantragen?  Hierfür bitte folgende Datei nutzen: Antragsformular.

Möchten Sie einen neuen Nutzer zu Ihrem Projekt hinzufügen? Hat der Nutzer noch keinen REDCap Zugang? Sollen Änderungen bei einem Nutzerkonto eingefügt werden oder möchten Sie einen Nutzerzugang deaktivieren? Dann nutzen Sie bitte dieses Formular: Änderungsantrag

Haben Sie Fragen? Senden Sie uns eine E-Mail an REDCap☉uk-halle.de

Weiterhin besteht die Möglichkeit, diese donnerstags zwischen 13:00-14:00 Uhr zu unserer „REDCap-Sprechstunde“ in Webex zu stellen.
Diese findet unter folgender Adresse statt:
https://uni-halle.webex.com/uni-halle/j.php?MTID=m602c9e2ef751881113a3d4d4f9016add

 

Sie können sich unter folgende Adressen einloggen: 

  1. Für die interne Produktivinstanz:  https://intranet.uk-halle.de/redcap/. Verwenden Sie Ihre UKH-Mail-Adresse (vorname.nachname@uk-halle.de) und das dazugehörige Passwort.
  2. Für die interne Testinstanz:  https://intranet.uk-halle.de/redcaptest/. Verwenden Sie Ihre UKH-Mail-Adresse (vorname.nachname@uk-halle.de) und das dazugehörige Passwort.
  3. Für die externe Produktivinstanzhttps://redcap.uk-halle.de/. Sie bekommen die Zugangsdaten an die angemeldete Mail-Adresse gesandt. Ändern Sie bitte nach dem ersten Login Ihr Passwort.
  4. Für die externe Testinstanzhttps://redcap-test.uk-halle.de/. Sie bekommen die Zugangsdaten an die angemeldete Mail-Adresse gesandt. Ändern Sie bitte nach dem ersten Login Ihr Passwort.

1. Geltungsbereich / Dienstmerkmale

Das Datenintegrationszentrum (nachfolgend DIZ genannt) der Universitätsmedizin Halle (nachfolgend UMH genannt) erbringt Leistungen zur Bereitstellung einer Software als Dienstleistung für Mitarbeiter der UMH. Diese Plattform (nachfolgend Dienst genannt) ermöglicht den Entwurf klinischer und translationaler Forschungsdatenbanken.

2. Leistungsumfang

Technischer und organisatorischer Ansprechpartner für den Dienst ist das DIZ. Das DIZ zusammen mit dem Zentraler Dienst 1 – Information und Kommunikation (ZD1-IuK) stellt im Auftrag der UMH die nötige IT-Infrastruktur (Server, Netzwerk, Speicherplatz) bereit und ist lediglich Zugangsvermittler.

Es stehen drei Instanzen für REDCap zur Verfügung:

  • Eine interne Produktivinstanz, welche sich im KV-Netz befindet und nicht von extern (außerhalb der Domäne uk-halle.de) erreichbar ist. Diese Instanz ist für Projekte vorgesehen, welche neben personenbezogenen Daten (z.B. medizinische Daten) auch personenidentifizierende Daten ( PID, Name, Adresse, Geburtsdatum etc.) enthält.
  • Eine Testinstanz, welche von extern erreichbar ist, um mit externen Kooperationspartnern zusammenarbeiten zu können. Auf dieser Instanz dürfen keine echten Probanden- oder Patientendaten abgelegt werden.  Bitte beachten Sie: Dieses System existiert zu Test- und Entwicklungszwecken. 
  • Eine externe Produktivinstanz welche von extern erreichbar ist, um mit externen Kooperationspartnern zusammenarbeiten zu können. Auf dieser Instanz dürfen keine personenidentifizierende Daten ( PID, Name, Adresse, Geburtsdatum etc.) abgelegt werden. Die personenbezogenen Daten (z.B. medizinische Daten) können mit einem Pseudonym angelegt werden.

Ein Rechtsanspruch auf die ununterbrochene Benutzung und/oder eine bestimmte Übertragungsgeschwindigkeit besteht nicht. Die UMH übernimmt keine Gewähr für die fehlerfreie Entgegennahme und Weiterleitung von Daten des Benutzers, es sei denn, der UMH kann Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit zur Last gelegt werden.

Ein Anspruch auf unverzügliche Supportleistungen besteht nicht.

3. Benutzer

Die Benutzung des Dienstes erfolgt mit Antrag und Bestätigung des klinischen Partners an der UMH.

Der Zugang zum Dienst ist nur möglich nach Bestätigung eines verantwortlichen Mitarbeiters des DIZ/UMH.

Der Benutzungsvertrag wird wirksam, wenn der Benutzer mit seinem Login den Dienst erstmalig benutzt und damit die hier genannten allgemeinen Nutzungsbedingungen akzeptiert.

Die Weitergabe personenbezogener Nutzungsberechtigungen an Dritte ist generell untersagt. Im Falle von bekannt gewordenem Missbrauch der Zugangsdaten durch Dritte informiert der Benutzer unverzüglich das DIZ/ZD1-IuK. Sollten infolge Verschuldens des Benutzers Dritte durch Gebrauch der Passwörter Zugang zum Netz, zu Servern etc. der UMH erhalten, haftet der Benutzer im Schadensfall.

4. Nutzung, Inhalte, Datenverkehr

Die Benutzung des Dienstes hat ausschließlich Endgeräten zu erfolgen, die nach gängigen Sicherheitsstandards abgesichert sind (z.B. aktuelle Betriebssystem-Patches, aktuelle Browser, Antivirenschutz, Desktop-Firewall).

Mit dem Dienst werden die Daten verschlüsselt zwischen Endgerät und Server übertragen, jedoch im Standard nicht verschlüsselt gespeichert. Bei besonders schutzwürdigen Daten sorgt der Benutzer selbst für eine angemessene Datenverschlüsselung.
Alle REDCap-Benutzer müssen über ein eigenes Konto verfügen. Konten dürfen nicht gemeinsam genutzt werden.

Externe Nutzer ohne AD Name, die Zugang zu den REDCap-Anwendungen der Universitätsmedizin Halle (UKH; MLU) wünschen, müssen in den genehmigten Ethik-Protokollen der Universitätsmedizin Halle (UKH, MLU) aufgeführt sein oder in der Dokumentation für Universitätsmedizin Halle (UKH; MLU)-Studien, für die eine Ethik-Ausnahmegenehmigung erteilt wurde, enthalten sein. Alle externen Nutzer, die das REDCap-Kontoantragsformular erfolgreich ausgefüllt haben und denen der Zugang zu den REDCap-Instanzen der Universitätsmedizin Halle (UKH, MLU) gewährt wurde, erhalten für einen Zeitraum von neun Monaten ein Universitätsmedizin Halle (UKH, MLU) REDCap-Konto. Wenn der Benutzer nach diesem Zeitraum Zugang benötigt, wenden Sie sich bitte mindestens 5 Werktage vor dem gewünschten Verlängerungsdatum an die REDCap-Administratoren.)

Der Benutzer darf mit Form, Inhalt oder verfolgtem Zweck der Dienstnutzung nicht gegen gesetzliche Vorschriften, die guten Sitten und Rechte Dritter (Namens-, Urheber-, Datenschutzrechte usw.) verstoßen. Insbesondere verpflichtet sich der Benutzer, keine ungenehmigten personenbezogenen Daten, keine urheberrechtlich geschützten oder anderweitig unerlaubten Inhalte zu speichern.

Bei Verstößen gegen die genannten Punkte haftet der Benutzer gegenüber dem DIZ/UMH auf Ersatz aller hieraus entstehenden Schäden. Der Benutzer stellt das DIZ/UMH im Innenverhältnis von etwaigen aus diesen Verstößen resultierenden Ansprüchen Dritter frei.

Der Benutzer darf keine Daten veröffentlichen, die nach ihrer Art oder Beschaffenheit (z.B. Viren), Größe oder Vervielfältigung geeignet sind, den Bestand oder Betrieb des Rechenzentrums oder Datennetzes der UMH zu gefährden.

Für jeden Fall der Zuwiderhandlung gegen vorstehende Verpflichtungen durch den Benutzer ist die UMH berechtigt, den Zugang sofort zu sperren. Die Geltendmachung eines Schadensersatzes durch die UMH bleibt vorbehalten.

5. Ende des Nutzungsrechts

Die Konten werden auf dem Entwicklungsserver gesperrt, wenn nach 12 Monaten keine Aktivität festgestellt wird. Benutzer, die ihre Konten für einen der Server reaktivieren möchten, müssen eine E-Mail-Anfrage an diz@uk-halle.de senden.

Das Nutzungsrecht endet automatisch, wenn das Arbeitsverhältnis oder die Kooperationsbeziehung des Benutzers mit dem DIZ/UMH beendet ist.

Sofern ein durch den Benutzer gestellter Antrag keine Befristung enthielt, sind der Benutzer und seine internen Partner an der UMH dafür verantwortlich, das DIZ über die Beendigung des Nutzerstatus zu informieren.

Mit Beendigung des Nutzerstatus werden die Zugänge deaktiviert, die gespeicherten Nutzer- und Verbindungsdaten entsprechend den gesetzlich vorgeschriebenen Fristen aufbewahrt.

Das DIZ zusammen mit der UMH behält sich das Recht vor, den Dienst technisch und organisatorisch zu modifizieren bzw. bei besonderer Erfordernis ohne Angabe von Gründen zu beenden.

6. Gebühren

Der Dienst ist eine besondere Dienstleistung des DIZ/UMH für Mitarbeiter des UMH vorrangig für Aufgaben der Forschung, Lehre und Verwaltung. Es handelt sich hier ausdrücklich nicht um ein gewerbliches Angebot mit Gewinnerzielungsabsicht.

Die Leistungen werden für den Fall der temporären Nutzung bis auf Weiteres kostenfrei angeboten. Der Benutzer verpflichtet sich im Gegenzug, den Dienstzugang nicht für kommerzielle Zwecke zu nutzen.

7. Datenschutz

Mit dem Dienst werden die Daten vom Endgerät des Benutzers bis zum Eintrittspunkt des DIZ/UMH SSL-verschlüsselt übertragen. Das DIZ/UMH weist den Benutzer vorsorglich darauf hin, dass über diesen Sicherheitsstandard hinaus der Schutz und die Sicherheit seiner über öffentliche Netze übertragenen Daten sowie des verwendeten Endgeräts nicht gewährleistet werden kann.

Wir empfehlen, dass Projekte keine unnötigen identifizierenden Daten sammeln. Die Sammlung in REDCap ist jedoch möglich. Bei extern erreichbaren Umfragen dürfen persönliche Daten nur in pseudonymisierter Form in REDCap gesammelt und gespeichert werden.

Das DIZ/UMH erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten des Benutzers nur, soweit sie für die Vertragsbegründung und -abwicklung sowie zu Abrechnungs- und gesetzlich vorgeschriebenen Nachweiszwecken erforderlich sind. Der Benutzer stimmt hiermit der Speicherung dieser Daten zu.

Das DIZ/UMH speichert Verbindungsdaten entsprechend den gesetzlichen Vorgaben und Fristen. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, sie wird im Falle des Verdachts auf gesetzeswidrige Handlungen des Benutzers durch Strafverfolgungsbehörden veranlasst.

8. Haftungsausschluss

Das DIZ/UMH haftet nicht für eventuelle Schäden, die dem Benutzer unmittelbar oder mittelbar durch die Nutzung des Zuganges entstehen, es sei denn, sie wurden durch das DIZ/UMH vorsätzlich oder grob fahrlässig verursacht.

Dies gilt nicht bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie bei schuldhafter Verletzung wesentlicher Vertragspflichten. In diesem Fall beschränkt sich die Haftung auf den Ersatz des typischerweise vorhersehbaren Schadens.

Das DIZ/UMH distanziert sich ausdrücklich von den Inhalten sämtlicher Internetseiten, die über die zur Verfügung gestellte Infrastruktur erreichbar sind. Das betrifft auch die durch den Benutzer selbst zur Verfügung gestellten Inhalte, für die allein der jeweilige Autor verantwortlich ist.

9. Schlussbestimmungen

Das DIZ/UMH ist berechtigt, die Dienstmerkmale und diese allgemeinen Nutzungsbedingungen bei besonderem Erfordernis ohne Zustimmung der Benutzer zu ändern.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist Halle.

Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland.

Sollten Bestimmungen dieser Nutzungsbedingungen unwirksam sein oder werden, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht.